Agendamento de exames online: tudo o que você precisa saber

O agendamento de exames é uma das principais etapas dentro do atendimento de um paciente. É constituído desde o momento em que ele descobre a existência da sua clínica até o término do atendimento. Atualmente, é mais comum que a instituição ofereça apenas a o agendamento de exames por meio de ligações telefônicas.

Neste caso,o paciente precisaria passar por alguns percalços para conseguir efetuar seu agendamento. Primeiramente, ele precisa aguardar um tempo para conseguir ser atendido por algum atendente, e só aí ele já perde um bom tempo. Após isso, em muitos casos ele será redirecionado até conseguir agendar seu exame.

“26% dos pacientes não conseguem marcar seu procedimento na primeira ligação”

Com isso, nesse texto iremos te propor uma ferramenta para que você provoque uma melhor primeira impressão e ainda consiga melhorar os processos de atendimento, ganhando em eficiência.

Pré-agendamento

O paciente pode ainda agendar seu exame por meio de um pré-agendamento.

Trata-se de um formulário que ele preenche e em algum momento receberá uma ligação informando os horários disponíveis, e se ele deseja agendar seu exame em algum desse horários.

Por isso, ele acaba tendo um volume muito baixo de agendamentos. E isso tem sido um grande questionamento de nossos clientes que tinham o pré-agendamento anteriormente: se a quantidade de agendamentos aumentaria. Será discutido logo abaixo o agendamento online, e você poderá tirar suas próprias conclusões se o seu número de marcações irá crescer.

“É importante ressaltar que agendamento online não é pré-agendamento.”

Por isso, a central telefônica é essencial para as instituições, porém ela precisa ser desafogada para que seja possível efetuar um atendimento mais satisfatório. Isso porque esse é um dos primeiros contatos com a sua instituição. E como diz o dito popular, “a primeira impressão é a que fica”.

Além disso, pode ter que lidar com alguma atendente que, devido ao dia a dia estressante de um setor de atendimento, pode acabar descontando isso no mesmo.

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O agendamento de exames online

O agendamento de exame online é a possibilidade de o paciente agendar seu exame online, por meio de um computador, smartphone ou tablet. Melhor dizendo, de qualquer dispositivo que tenha acesso a internet.

É um novo canal de agendamento de exames que é fornecido pela clínica para que o paciente agende os seus procedimentos. Esse agendamento é feito em poucos passos e leva cerca de 2 minutos para ser concluído. 

O processo é muito simples e é possível evidenciar suas etapas, que são:

  • Identificação do paciente;
  • Escolha do exame e horário a ser realizado;
  • Confirmação do agendamento;

Além disso, as pessoas tem pouco tempo disponível, devido à vida cotidiana corrida do século XXI, e uma ligação como essa demoraria no mínimo dez minutos, gerando um transtorno enorme e um nível de satisfação baixíssimo.

“O agendamento online funciona 24/7, ou seja, 24 horas por dia 7 dias por semana”

Vale ressaltar que o agendamento online é totalmente integrado ao sistema de gestão (ERP) que a clínica utiliza. Ou seja, o agendamento é atualizado em tempo real, sem necessitar que uma pessoa opere o processo. Sendo assim, o processo de agendamento de exames online é feito automaticamente.

Redução de custos com o agendamento de exames online

Um outro fato muito interessante a respeito do agendamento de exames é que ele consegue reduzir os custos da clínica com atendimento. Mas como?!

Por não necessitar de uma pessoa por trás da operação da plataforma, é possível conseguir uma redução de 80% dos custos com o agendamento de examesCom a melhoria do processo de agendamento, você notará essa grande diferença no custo unitário do agendamento.

Pagamento de exames online

Com o objetivo de trazer mais segurança para o paciente e prestador, a CM viu a necessidade de existir a possibilidade de pagamento direto de sua plataforma de agendamento online.

O pagamento online nada mais é que o pagamento de exames dentro da plataforma de agendamento online, logo após o agendamento de um procedimento. É uma solução que possibilita um novo canal de pagamento para o paciente, e o mais importante: sem risco de inadimplência.

A solução é um grande facilitador para o setor de atendimento, auxiliando o recebimento dos procedimento e criando um novo canal de pagamento. Ele funciona de maneira muito simples: nada mais é do que uma etapa incluída no processo de agendamento online.

Conclusão

Vemos que o trabalho de agendamento de exames não é algo simples. Ele é estressante para todos os envolvidos, sejam os responsáveis pelo call center, ou para o paciente que necessita agendar um procedimento. Com isso, fica claro que oferecer o serviço para que o paciente agende seu exame online diminuirá muito a dor de cabeça da instituição com o atendimento.

Além disso, há um ganho para ambas as partes envolvidas. Para o paciente, aumenta o conforto, tranquilidade, comodidade e reduz o tempo de agendamento. Para a instituição, há a redução de custos, nova possibilidade de agendamento e redução do TMA.

No fim das contas, isso faz com que o novos pacientes escolham agendar em sua instituição, pois não existirá nenhuma restrição, e ele pode fazer o agendamento em qualquer momento que ele considere mais oportuno.

Sobre a CM Tecnologia

Facilitam o dia a dia das pessoas, agregando aos clientes soluções para automatizar o setor de atendimento de hospitais, clínicas e laboratórios.

A CM Tecnologia é uma empresa de TI especializada em softwares para o setor de atendimento, que auxiliam e somam na automatização, eficiência e resultados de empresas na área da saúde. Sua proposta é diminuir o custo que os clientes têm com Call Center. Trazendo eficiência para os clientes e comodidade para seus pacientes.

Gostou das nossas dicas sobre agendamento de exames online? Então deixe seu comentário sobre como fez para agilizar esse processo!

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Escrito por: CM Tecnologia

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